Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyiapkan buku agenda. Berikut contoh buku agenda yang telah disiapkan. Kemudian, langkah selanjutnya melakukan normalisasi pada buku agenda tersebut. Pada proses normalisasi buku agenda ini, diperoleh bentuk normal pada tahap 2NF. Selanjutnya, membuat database serta tabel-tabel sesuai dengan hasil normalisasi yang telah dilakukan pada PHPMyAdmin. Gambar berikut adalah isi tabel entri_arsip yang telah diberi value. Untuk membuktikan pengarsipan dengan menggunakan sistem ini efektif atau tidak, bisa dicoba untuk mencari detail lokasi surat. Tampilannya sebagai berikut. Data berhasil ditemukan. Universitas Alma Ata